A. Kompetensi Dasar
Menetapkan kebutuhan bahan dan alat kearsipan
B. Tujuan Pembelajaran
- Menyebutkan bahan dan jenis alat kearsipan.
- Mengidentifikasi peralatan sesuai dengan fungsinya.
- Menentukan dan menganalisa bahan dan alat kearsipan yang akan digunakan.
- Menghitung kebutuhan bahan dan alat karsipan dengan tepat.
- Menerapkan bahan dan alat kearsipan dalam praktek.
C. Uraian Materi
A. Pengertian Arsip
Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa Yunani arche yang berarti permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum. Kemudian kata arche berubah menjadi ta arche yang artinya dokumen, catatan. Terakhir berubah menjadi archevum yang dalam bahasa Latin berarti balaikota. Menurut istilah Inggris archives berarti tempat atau dokumen (record).
Seminar
Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian yang diselenggarakan di
Jakarta 23 Februari sampai 2 Maret 1957 merumuskan pengertian arsip
sebagai berikut:
1. Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter (documentaire handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.
2. Arsip
adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan serta
pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soal
pemerintahan maupun soal umum, baik ke dalam maupun ke luar dengan suatu
sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.
Lembaga
Administrasi Negara (LAN) mengartikan arsip sebagai segala kertas
naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, gambar
bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya,
asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti
dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan
pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di
dalamnya.
Sedangkan
Drs. The Liang Gie, memberikan pengertian arsip sebagai kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.
Menurut
Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan, BAB I pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksudkan dengan arsip
adalah:
1. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
2. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan,
dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
B. Syarat Arsip
Arsip adalah himpunan lembaran tertulis, catatan-catatan tertulis yang disebut warkat, yang harus memenuhi 3 syarat, yaitu:
1. Merupakan kumpulan warkat,
2. Mempunyai nilai guna,
3. Disimpan menurut sistem tertentu,
4. Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.
C. Fungsi Arsip
Menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis
adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan
perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.
Berdasarkan
nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip
dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:
1. Arsip
aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu
organisasi/kantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
3. Arsip
in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara
terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya
dipergunakan sebagai referensi saja.
Arsip statis
adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan
ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun
untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip ini tidak
lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan
tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).
Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penata arsip mempunyai kewajiban terhadap:
1. Penyimpanan berkas surat dinas.
2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas.
3. Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi.
4. Penemuan kembali berkas dinas yang disimpan.
D. Peranan Arsip
Oleh
karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi
dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat
membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan
organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai
sesuatu masalah yang sedang dihadapi.
E. Nilai Guna Arsip
Nilai
guna arsip adalah nilai keguanaan yang terkandung di dalam arsip yang
didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.
Berikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna arsip antara lain sebagai berikut:
1. Menurut Vernoon B. Santen
Bahwa nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim ALFRED:
A = Administrative Value (nilai guna di bidang Administrasi),
misalnya surat dinas, formulir dan sebagainya.
L = Legal Value (nilai guna di bidang Hukum), misalnya Akta Jual
beli Tanah, surat kuasa dan sebagainya.
F = Fiscal Value (nilai guna di bidang keuangan), misalnya cek,
kuitansi, bilyet, giro, dan sebagainya.
R = Research Value (nilai guna di bidang Penelitian), misalnya karya
tulis, skripsi, tesis, desertasi, dan sebagainya.
E = Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan), misalnya
ijasah, buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya.
D = Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi),
misalnya naskah perjanjian asli dan sebagainya.
2. Menurut Ensiklopedia Administrasi
Pada pokoknya, sesuatu warkat mempunyai 4 (empat) keguanaan yaitu sebagai berikut:
a). Guna Informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.
b). Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.
c). Guna
Historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau,
agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.
d). Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen Ilmiah.
3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi:
a). Nilai guna primer,
yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan
lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:
§ Nilai
guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada
keguanaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta
arsip.
§ Nilai
guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan
pemerintah.
§ Nilai
guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang
berisikan hal ihwal lyang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban
keuangan.
§ Nilai
guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data
ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau
penelitian terapan.
b). Nilai guna sekunder,
yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada keguanaan arsip bagi
kepentingan lembaga/instansi lain atau untuk kepentingan umum. Arsip
nilai guna sekunder meliputi:
§ Nilai
guna kebutuhan, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan
keterangan yang digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga/instansi
tersebut diciptakan, dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya.
§ Nilai
guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada
di dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah
tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta arsip kegiatannya.
Dari beberapa pendapat diatas jika diambil kesimpulan, maka nilai guna arsip atau warkat yaitu administrative, legal, fiscal, research, dan documentary.
F. Jenis-jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang diantaranya sebagai berikut:
1. Ditinjau
dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya
arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya.
Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat
dibedakan menjadi:
a). Vital
record (warkat sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai
sangat penting bati suatu organisasi atau instansi, untuk itu warkat
jenis ini perlu disimpan secara terus menerus (abadi) selama organisasi
itu masih berdiri.
b). Important
record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar
untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun keatas) untuk itu
warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya Surat Perjanjian
Sewa-menyewa dan lain-lain.
c). Useful
record (warkat berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa
untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan
sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan), biasanya di berbagai
organisasi/instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contoh
surat-surat kantor pada umumnya.
d). Non
essential record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya
menjadi habis setelah selesai dibaca. Untuk warkat jenis ini tidak
perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup
diingan isinya/dicatat dalam agenda harian. Contoh: undangan rapat dan
lain-lain.
2. Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip tersebut. Arsip\warkat jenis ini terdiri dari:
a). Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya surat dinas, akta, dan lain sebagainya.
b). Arsip
visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar,
lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan sebagainya.
3. Ditinjau
dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung
di dalamnya. Arsip/warkat jenis ini dapat berupa:
a). Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan misalnya:
§ Tata cara mengajukan kredit,
§ Tata cara pembayaran uang,
§ Jumlah uang yang harus dibayar,
§ Tanggal pembayaran atau pelunasan hutang.
b). Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods) yang memuat antara lain:
§ Jumlah dan macam-macam persediaan barang,
§ Harga barang-barang tersebut,
§ Lokasi/tempat barang tersebut,
§ Keadaan fisik barang.
c). Personnel record,
adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian,
seperti catatan riwayat hidup, pengalaman kerja, konduite absensi
pegawai.
d). Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, misalnya:
§ Mutu penjualan,
§ Jumlah persediaan,
§ Harga barang,
§ Daerah pemasaran,
§ Hasil penjualan,
§ Prosedur penjualan.
e). Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi, misalnya:
§ Jumlah barang yang dihasilkan,
§ Jenis barang yang dihasilkan,
§ Kualitas barang yang dihasilkan,
§ Jenis bahan baku yang dipergunakan,
§ Jenis bahan baku pembantu atau tambahan yang diperlukan,
§ Jenis alat (mesin proses produksi),
§ Laporan produksi.
4. Ditinjau
dari pemiliknya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta
asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut, antara
lain sebagai berikut:
a). Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:
§ Arsip
Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang
selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat (Arnaspus).
§ Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda)
b). Berasal dari instansi pemerintah/swasta:
§ Arsip primer merupakan arsip asli, bukan merupakan salinan copy atau tembusan/tindasan,
§ Arsip sekunder, adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusan/tindasan,
§ Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi),
§ Arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip tersebut dibuat (tersebat/desentralisasi).
5. Ditinjau dari fungsinya arsip dapat dibedakan atas:
a). Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unti pengolahan suatu organisasi.
b). Arsip inaktif
atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi.
c). Arsip statis,
yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi
organisasi/instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat
umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai
referensi saja.
RUANG LINGKUP KEARSIPAN
A. Pengertian Kearsipan
Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagai berikut:
1. R. Soebroto,
menyatakan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah aktivitas
penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan,
penyusutan dan pemusnahan arsip.
2. Kamus
administrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan
penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat
sampai dengan penyingkirannya.
3. Drs. E. Martono,
menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan
warkat/record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu
yang sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan
kembali dalam waktu singkat.
Dari
pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu
kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan
sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat
ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.
B. Tujuan Kearsipan
Tujuan
kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentan perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut
bagi kegiatan pemerintah. Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.
2. Menyiapkan surat setiap saat diperlukan.
3. Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.
C. Kegiatan Kearsipan
Menurut Drs. E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:
1. Kegiatan Penciptaan
Merupakan
suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari
pengurusan surat masuk maupun surat keluar (mail handling), baik
menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali (sistem pola
baru). Untuk surat dimulai dari penerimaan surat, pemrosesan ke unit
pengolah sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan. Untuk
surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan,
pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan tindakanya siap untuk
disimpan.
2. Kegiatan Penyimpanan (Filing) dan Penemuan Kembali
a. Kegiatan penyimpanan (filing), adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisidep (deponeren/simpan),
pemberian kode-kode penyimpanan sampai penempatan arsip tersebut
disimpan ke dalam folder dan dimasukan kedalam filing kabinet.
b. Kegiatan penemuan kembali (finding),
adalah kegiatan yang dimulai dari peermintaan arsip oleh pihak lain,
mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat
pada daftar Klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat
penyimpananya sesuai dengan kode simpanan.
3. Kegiatan Penyelamatan
Kegiatan
penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui
oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan
hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan :
a. Pengamanan,
yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu
tidak diketahui oleh orang-orang tidak berhak(terutama untuk arsip yang
bersifat rahasia).
b. Pemeliharaan,
adalah kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak
dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum
terjadi kerusakan arsip (preventif), misalnya selama dalam kegiatan
pemeliharaan ini benda-benda arsip perludisemprot dengan obat anti hama,
atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman
dari kerusakan.
c. Perawatan,
adalah kegiatan kemampuan untuk memperbaiki arsip yang telah rusak agar
masih dapat dipergunakan kembali, dengan kata lain kegiatan ini
merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang bertalian
(represif), misalnya jika diketahui sesuatu benda arsip dalam keadaan
rusak/benar-benar rusak, sedangkan arsip tersebut masih
diperlukan/dipergunakan, sebagai tindakan represifnya tersebut
dilaminasi (diberi lapisan plastik), kemudian dimikro filmkan. Apabila
ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut cukup ditunjukan mikro filmnya
saja, sedangkan arsip yang aslinya masih disimpan.
4. Kegiatan Penyusutan
Kegiatan
penyusutan, adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan,
terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai kguna arsipnya, sehingga
arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi.
Kegiatan penyusutan arsip ini meliputi :
a. Penilaian atau pemindahan,
adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah
jarang atau bahkan ktidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut
dipindahkan penyimpananya ke unit sentral.
b. Pemusnahan,
adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai
gunanya, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalan arsip yang
benar-benar masih dipergunakan.
Adapun
cara pemusnahan tersebut bisa, dilakukan dengan cara dibakar,
dimusnahkan dengan cairan kimia atau dimusnahkan dengan mesin penghancur
dokumen (paper schreder)
c. Penyerahan,
adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna
kebangsaan (arsip statis) ke Arsip Nasional Pusat/Arsip Nasional Daerah
atau kepada pemerintah daerah tingkat I masing-masing propinsi.
Dengan
demikian, ruang lingkup kegiatan kearsipan tersebut dimulai dari
kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan, dan
berakhir dengan penyusutan. Namun demikian, sebagai Inti dari kegiatan
semua itu adalah Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali.
D. Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya
Aktivitas
surat menyurat di lingkungan kantor sering terhambat dikarenakan adanya
permasalahan dalam kegiatan/system kearsipannya, adanya hambatan
tersebut sedikit banyak akan menimbulkan dampak negative terhadap
kegiatan kantor tersebut secara menyeluruh.
1. Masalah Kearsipan
a. Drs. The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah pokok di bidang kearsipan antara lain sebagai berikut:
· Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi.
· Peminjaman
atau pemakaian surat oleh pimpinan/satuan organisasi lainnya, jangka
waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
· Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.
· Tata
kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam
ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai arsip yang tidak
cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.
b. Drs. E Martono, mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul di bidang kearsipan adalah sebagai berikut:
· Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.
· Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas.
· Warkat setiap hari selalu bertambah.
· Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang tempat.
· Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.
· Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih.
c. Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai di bidang kearsipan adalah sebagai beriku:
· Penggunaan system Penggolongan (Klasifikasi) yang salah.
· Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.
· Pegawai yang tidak terlatih.
· Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.
· Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.
· Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.
· Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat/surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.
Dari
beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah pokok atau
masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah
sebagai berikut:
a. Penerapan system penyimpanan yang kurang cepat.
b. Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.
c. Pegawai Pengelolaan Arsip tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
d. Kahilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.
e. Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip.
f. Kerusakan
arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan, maupun oleh kerusakan
yang disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia untuk mencegahnya
(Force Majeure), seperti bencana alam, kerusakan, dan sebagainya.
2. Pemecahannya
Dari kesimpulan tentang masalah-masalah pokok dalam kearsipan maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:
a. Menggunakan
system penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor
itu sendiri. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara lain:
· Sistem Abjad (Alphabetical)
· Sistem Masalah (Subject)
· Sistem Nomor (Numeric)
· Sistem Tanggal (Chronologic)
· Sistem Wilayah (Geographic)
Masing-masing system pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri.
b. Manyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi.
c. Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya.
d. Menciptakan
prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya
dengna menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim disebut sebagai Out
Slip.
E. Kewajiban Kearsipan
1. Arsip
Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip
statis dari Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah Pusat.
2. Arsip
Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip
statis dari Lembaga-Lembaga dan Badan-Badan Pemerintah Daerah serta
Badan-Badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.
3. Arsip
Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan,
memelihara, dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-Badan Swasta
dan/atau perorangan.
4. Lembaga-Lembaga
Negara dan Badan-Badan Pemerintahan Pusat maupun Daerah wajib mengatur,
menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip dinamis.
5. Lembaga-Lembaga
Negara dan Badan-Badan Pemerintahan Pusat wajib menyerahkan
naskah-naskah arsip statis kepada Arsip Nasional Pusat.
6. Lembaga-Lembaga
dan Badan-Badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-Badan Pemerintahan
Pusat di tingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip statis kepada Arsip
Nasional Daerah.
F. Ketentuan Pidana
1. Barang
siapa dengan sengaja melawan hukum memiliki arsip sebagaimana diatur
dalam UU ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10
tahun. terhadap sesuatu barang yakni sikap perbuatan menguasai barang
itu seolah-olah. Istilah “memiliki” ialah sikap perbuatan sebagai
pemilik yang sah ia pemiliknya, yang dengan demikian ia dapat berbuat
sekehendak hatinya atas barang tersebut. Dalam hal ini tidak
dipersoalkan perbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut.
Hal-hal ini telah ditampung dalam ketentuan Kitab Undang-Undang Hukum
Pidana.
2. Barang
siapa yang menyimpan arsip sebagaimana diatur dalam UU ini yang sengaja
memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang
tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal
tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana
penjara selama-lamanya 20 tahun.
3. Tindak pidana tersebut adalah kejahatan.
G. Faktor-Faktor Kearsipan yang Baik
Beberapa faktor-faktor kearsipan yang baik antara lain:
1. Penggunaan sistem penyimpanan secara tetap.
Sistem
penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu
rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk
menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat
diketemukan kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya penemuan kembli
dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya
penggunaan sistem penyimpanan setiap benda syarat.
2. Fasilitas kearsipan memenuhi syarat.
Dalam
kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaaan-pekerjaan dalam suatu usaha
kerja sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4
golongan, yaitu:
· Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dan sebagainya.
· Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat meja tulis, rak dan sebagainya.
· Alat-penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder cabinet dan seterusnya.
· Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.
3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat.
Seorang
petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi
syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata
usaha, umumnya yaitu:
ü Memiliki pengetahuan di bidang,
ü Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip,
ü Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan penjabat-penjabatnya,
ü Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,
ü Memiliki keterampilan untul melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan,
ü Berkepribadian
yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan,
kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia
organisasi.
JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN
Peralatan
kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan
bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti
logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.
Fungsi peralatan kearsipan antara lain:
Sebagai saran penyimpanan arsip,
1. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,
2. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama,
Sebelum
mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan
perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan
penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut:
1. Pengarsipan
horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map
dilakukan secara mendatar (horizontal), di mana arsip atau dokumen
saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan
vertical, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara tegak lurus (vertical) di mana arsip disusun berderet ke
belakang.
3. Pengarsipan
lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan
secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan
mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang
administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang
kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang
ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya
digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut:
1. Filling Cabinet
Filling
cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara
1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.
Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat
yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke belakang.
Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih
bersifat aktif.
Sebelum
arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan
ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder). Penyimpanan
arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang
longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan
dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat, di samping membuat
pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di
dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih
dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40
lembar.
Dalam
laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di
kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.
Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filling
cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik
adalah dari logam, karena lebih kuar.
2. Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)
Rotary
adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan
secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan
tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.
Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
3. Lemari Arsip
Lemari
arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk
arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang
dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau
pun menggunakan kaca.
Penyusunan
arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan
terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara
ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan
ke map.
4. Rak Arsip
Rak
arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun
secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner
atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari
ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari
arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau
besi.
5. Map Arsip
Map
arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik
yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan
tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan
sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip
ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:
a. Stopmap
folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar
tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan
arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip
yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan
dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.
b. Map
snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini
tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada di
dalamnya digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang
bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip
yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan
menggunakan perforator.
c. Folder,
yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan
kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map
ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke
dalam kotak arsip secara vertical. Map ini mempunyai tab (bagian yang
menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip
yang ada di dalam folder tersebut.
d. Hanging
folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung
ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder
juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di
dalamnya.
6. Guide
Guide,
yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk
dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2
bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.
Guide
ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling
cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan
ordner atau map snelhecter.
Guide
dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip.
Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio
atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan,
tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.
Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:
a. Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).
b. Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).
c. Guide
ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk
menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih
khusus lagi.
7. Ordner
Ordner
adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya
terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner
terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
Ordner
terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika
diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner
dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
8. Stapler
Stapler
adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler
digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan
komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples.
Stapler dan stapler berbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
Jangan
memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per
tetap kuar. Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak
memukul-mukulkan stapler. Stapler sangat popular sehingga memiliki
banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat
ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.
9. Perforator
Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator
digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis.
Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm. perforator terbuat
dari logam. Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:
a. Siapkan
kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar. Lembar paling atas
dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas
diratakan.
b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.
c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.
10. Numerator
Numerator
adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut
bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari 6 digit.
Numerator
digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis.
Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis
dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan
di tampat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator adalah
sebagai berikut:
a. Beri tinta pada bantalan huruf.
b. Atur nomor awal.
c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.
11. Kotak/box
Kotak/box
adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat
inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak
ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).
12. Alat Sortir
Alat
sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder
masing-masing. Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada
yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini
dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau
karton (kertas tebal).
13. Label
Label
adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang
biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label
terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat
pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin
menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
14. Tickler File
Tickler
file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja
untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran
kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki
jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan tunuk
menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagain dalam tickler
file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi
sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.
15. Cardex (Card Index) Cabinet
Cardex
(Card Index) Cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu
indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Di dalam cardes terdapat semacam kantung plastik tempat
menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.
16. Rak/Laci Kartu
Rak/laci
kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk
menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertical. Alat
ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan
kebutuhan.
17. Alat Penyimpanan Khusus
Alat
penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip
dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk),
kaset, dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain,
karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi. Sebelum
ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket. Alat
ini dapat terbuat dari logam dan plastik.
Alat-alat
tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik
dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti
perkembangan teknologi yang juga semaking berkembang.
JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Perlengkapan
kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakn dalam kegiatan
kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
(penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu
disediakan secara terus menerus.
Beberapa perlengkapan kearsipan, antara lain sebagai berikut:
1. Kartu Indeks
Kartu
indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang
disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu
indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Kartu indeks mencatat informasi tentang:
- Judul/nama surat
- Nomor surat
- Hal surat
- Tanggal surat
- Kode surat
- Kode kartu indeks
Karti
indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system
penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor. Karti indeks tidak
digunakan jika arsip/dokuman disimpan dengan menggunakan system abjad.
Hal ini disebabkan karti indeks dibuat untuk membantu menemuikan arsip
apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/perusahaan.
Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama
orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.
Misalkan
suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek. Sebelum
arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk
mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui
tentang masalah dari arsip yang akan dipinjam. Jika petugas
mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi
jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di
tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci
cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.
Jadi,
jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip
tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan system
penyimpanan yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks. Kartu
indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan system abjad
(alfabetis).
2. Kartu Tunjuk Silang
Salah
satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain
kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu
tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat
penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu
dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk
silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Tidak
semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip
tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk
silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang yang
berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan.
Beberapa criteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain:
- Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul caption nama.
- Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet, misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:
ü Disimpan
dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara
alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.
ü Disimpan
di bagian paling belakang laci filling cabinet, di belakang guide PS
(Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.
3. Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)
Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut:
- Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
- Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
- Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
- Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:
- Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
- Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
- Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
4. Map Pengganti (Out Folder)
Jika
surat dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan
seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder)
dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.
5. Buku Arsip
Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.
Contoh buku arsip:
No. Urut
|
Tanggal Penyimpanan
|
Judul Surat
|
Nomor Surat
|
Tanggal Surat
|
Hal Surat
|
Keterangan
|
0001
|
25 Januari 2008
|
PT Surya Gemilang
|
001.A. 289
|
18 Januari 2009
|
Perjanjian kerja sama
|
-
|
ANALISA KEBUTUHAN PERALATAN DAN
PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Sebelum
memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli,
beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:
1. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya.
2. Peralatan
yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan,
sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip
yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan
sebagainya.
3. Peralatan
yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip,
apakan jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak
rata-rata pertambahannya.
4. Peralatan
yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat
dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.
5. Peralatan
yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang
disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.
6. Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kecil.
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
8. Biaya yang tersedia.
Peralatan
yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar dalam
keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan. Dengan adanya peralatan
tersebut, maka tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan
serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan
tepat akan lebih mudan tercapai. Oleh karena itu, peralatan kearsipan
harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.
Berbagai
macam peralatan kearsipan dapat dicari di toko-toko keperluan kantor,
dengan berbagai macam model, harga, bahan, dan sebagainya. Namun
demikian, peralatan tersebut dapat dipesan khusus jika menginginkan
peralatan yang lebih spesifik, baik bahan, model, maupun ukurannya.
Sebelum
membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya
didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapat yang
dibutuhkan.
Berikut ini contoh daftar dari kebutuhan peralatan dan perlengkapat arsip suatu kantor.
Daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan arsip suatu kantor:
No.
|
Kode
|
Nama Barang
|
Tipe
|
Spesifikasi
|
Merek
|
Jumlah
|
1
|
FC 1234
|
Filling Cabinet
|
Vertikal
|
4 laci
|
Elite
|
2 buah
|
2
|
F0 1234
|
Folder
|
Hangging
|
Ber-tab
|
New Fujian
|
400 Lb
|
3
|
Or 1234
|
Ordner
|
-
|
-
|
Gungyu 401
|
100 Kg
|
4
|
Ca 1234
|
Cardex
|
-
|
8 laci
|
President
|
5 buah
|
Pengisian
kode mengikuti aturan yang berlaku dalam suatu kantor. Pengajuan suatu
perlengkapan juga mengikuti aturan yang berlaku di suatu kantor, tetapi
pada umumnya diajukan atau dibuat untuk 1 tahun.
MENGHITUNG KEBUTUHAN PERALATAN
DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Seperti
telah disebutkan diatas bahwa untuk menentukan/memilih arsip yang akan
digunakan salah satu pertimbangannya adalah tentang biaya yang
tersedia. Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan
efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap
kebutuhan peralatan dan perlengkapan. Hal ini sangat penting agar tidak
ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan. Untuk mengetahui
peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu
kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survey terhadap
kebutuhan peralatan. Survey dilakukan secara intern dan ekstern.
Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapat
yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja. Secara ekstern dapat dilakukan
dengan mencari peralatan dan perlengkapan yang bermutu baik dengan harga
yang bersaing. Di samping itu, penghitungan yang cermat juga dapat
membantu untuk menentukan jenis, bahan, jumlah peralatan, dan
perlengkapan apa saja yang memang benar-benar perlu disediakan.
Perhatikan
contoh cara perhitungan kebutuhan dari perlengkapan arsip.
Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip inaktif setebal 1
meter (100 cm) yang akan disimpan di dalam kotak arsip dan ditempatkan
dalam rak arsip. Sarana yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
1. Karti Deskripsi
a. Kartu deskripsi terbuat dari kertas HVS/Duplikator
b. Ukuran kartu deskripsi 10 cm x 15 cm atau seperempat kertas HVS/duplicator ukuran folio.
c. Setiap kartu deskripse digunakan untuk mendeskripsikan arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kartu deskripsi sebanyak:
Tebal arsip : ketebalan pendeskripsian = 100 : 0,2 = 500 kartu deskripsi.
Kebutuhan kertas HVS/duplicator = (500 : 4) x 1 lembar = 125 lembar kertas HVS/duplicator.
2. Kertas Pembungkus
- Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas Samson.
- Ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm x 40 cm atau sepertiga ukuran kertas Samson.
- Setiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip rata-rata setebal 0,2 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak:
Tebal arsip : ketebalan pembungkusan = 100 : 0,2 = 500 kertas pembungkus.
Kebutuhan kertas Samson = (500 : 3) x 1 lembar = 166,67 = 167 kertas Samson.
3. Kotak Arsip
- Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam.
- Ukuran kotak arsip, yaitu panjang = 38 cm, lebar = 10 cm, dan tinggi = 27 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kotak arsip sebanyak:
Jumlah arsip : lebar kotak = 100 : 10 = 10 kotak arsip.
Jadi, kebutuhan kotak arsip sebanyak 10 buah.
4. Rak Arsip
- Rak arsip atau roll o’pack terbuat dari metal.
- Panjang rak arsip = 107 cm.
- Setiap rak arsip terdiri dari 5 trap/shelf.
- Setiap trap berisi 10 kotak arsip ukuran 10 cm.
Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan rak sebanyak 1 trap.
5. Alat Tulis Kantor dan Saran Lain
Kertas HVS, spidol, marker, cutter, tali rapia, dan sebagainya, penyediaannya disesuaikan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar