Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

1. 1. Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:
      1. In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
      2. Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
      3. Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
2. Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
   1. Persiapan rencana perjalanan bisnis.
   2. Persiapan dokumen perjalanan bisnis.
   3. Persiapan tranportasi dan akomodasi.
   4. Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).
   5. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.
3. Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu mengumpulkan informasi tentang:
   1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
   2. Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
   3. Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
   4. Prosedur  tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
   5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
   6. Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
   7. Customs regulations (peraturankepabeanan.
   8. Baggage (bagasi).
   9. Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
   10. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
4. Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
   1. Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.
   2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
   3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
   4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
   5. Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
   6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
   7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke negara lain.
5. Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:
   1. Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines (perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
   2. Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.
   3. Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
   4. Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
6. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
7. Dokumen internal:  surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).

Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.

1. Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
   1. kartu tanda penduduk (KTP),
   2. kartu keluarga (KK),
   3. ijazah pendidikan terakhir,
   4. surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
   5. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
   6. akta kelahiran,
   7. surat tugas dari instansi terkait.
2. Macam-macam paspor:
   1. Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
   2. Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
   3. Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
   4. Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan ibadah haji.
   5. Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nations (PBB) dan biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda untuk staf PBB.
3. Macam-macam visa:
   1. Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah (transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari, kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
   2. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari Kedutaan Besar RI di luar negeri.
   3. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
   4. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
   5. Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara, dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua negara.
   6. Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap di negara tersebut.
4. Syarat-syarat mendapatkan visa:
   1. Menunjukkan paspor yang masih berlaku.
   2. Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang ditempel atau dicap di paspor (exit permit).
   3. Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan dikunjungi.
   4. Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers funds dapat diperoleh dari bank dan dapat berupa travelers cheque (sejenis cek yang jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau kartu kredit/credit card.
   5. Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan keberangkatan ke luar negeri.
   6. Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar biaya yang telah ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
   7. Menyerahkan pas foto berwarna.
5. Istilah-istilah”
   1. Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
   2. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
   3. Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50, atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
   4. Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya. Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang tunai.
   5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
   1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
   2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
   3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
   4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.
7. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
   1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
   2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
   3. Biaya akomodasi.
   4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
   5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
   6. Biaya konsumsi.
   7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.

Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat: Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan  harus berpedoman pada timetable (daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.

1. 1. Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum menyusun daftar perjalanan bisnis:

a.    Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b.    Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
   1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
   2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
   3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
   1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
   2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
   3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
   4. Jenis transportasi yang dipakai.
   5. Tujuan perjalanan bisnis.
   6. Kapan selesai/tiba kembali.
3. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
4. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
5. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
   1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
   2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
   3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
6. Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi lainnya.

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu.

1. 1. Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
   2. Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf di bagian perjalanan adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
   3. Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun/mengatur jadwal perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.

a.   Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b.    Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
5.    Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
6.    Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:

1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).

7.    Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

1. Perjalanan bisnis menggunakan mobil

Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain:
1)         Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.
2)         Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.
3)         Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
4)         Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
5)         Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)         Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

1. Perjalanan bisnis menggunakan kereta api

Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:
1)      Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.
2)      Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
3)       Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda.
4)      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
5)      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

1. Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara, antara lain:

1)      Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
2)      Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).
3)      Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
4)      Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.
5)      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6)      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
7)      Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
8)      Menyiapkan rencana perjalanan.

1. Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
   1. Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
   2. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
   3. Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:

• memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,
• memakai kereta api atau rental mobil,
• memakai biro jasa,
• memakai jasa maskapai penerbangan.

1. Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.
2. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.
3. Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:

1)         nama dan alamat biro-biro perjalanan,
2)         nama-nama maskapai penerbangan,
3)         jadwal perjalanan kereta api.

1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
   1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
   2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan pos pengeluaran lainnya.
   3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan bisnis pimpinan.
2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
   1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
   2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan ke luar negeri.
   3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
   4. Jenis transportasi yang dipakai.
   5. Tujuan perjalanan bisnis.
   6. Kapan selesai/tiba kembali.
3. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis, yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
4. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
   1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
   2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
   3. Biaya akomodasi.
   4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya pelatihan.
   5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
   6. Biaya konsumsi.
   7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar perusahaan.
5. Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan tertentu.
6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
   1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
   2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
   3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
   4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

PERALATAN KANTOR

A. Pengertian

Peralatan kantor merupakan perangkat keras yang digunakan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan kantor yang menunjang aktvitas pencapaian tujuan kegiatan organisasi kerja terkait dengan tugas pokok organisasi kerja. Perangkat keras ini merupakan rangkaian komponen / unsur - unsur dalam peralatan kantor sehingga dapat menopang dalam membantu proses penyelesaian pekerjaan administrasi.

B. Fungsi Peralatan

Dalam penggunaan proses penyelesaian kegiatan administrasi kantor terkait dengan kegiatan - kegiatan sebagai berikut :

1. Membuat dokumen

2. Menggandakan dokumen

3. Mengolah data/ kata ( data processing/ word processing )

4. Berkomunikasi

5. Menyatukan dokumen

6. Menjilid dokumen

7. Memotong kertas

8. Dan sebagainya

Kesemua itu terkait dengan penciptaan efektif dan efisien dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.

DASAR PERTIMBANGAN PENGADAAN PERALATAN KANTOR

Efektivitas penyelesaian pekerjaan, yaitu ketepatan hasil hasil proses penyelesaian pekerjaan sesuai dengan tujuan yang diharapkan ( standart operating proccedure ) yang telah ditetapkan.

Tolok ukur hasil pekerjaan diukur dari berbagai segi yaitu terdiri dari :
1. Bentuk dokumen yang dikehendaki sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
2. Penyajian dokumen yang rapi, dan menarik
3. Ketepatan dalam menyelesaian pekerjaan sesuai dengan waktu sesuai dengan waktu

Efisiensi, yaitu dalam menyelesaikan dapat menghemat waktu,biaya, dan tenaga dalam menyelesaikan pekerjaan. Penghematan waktu dapat ditimbulkan dari penggunaan waktu yang relatif sedikit untuk menyelesaikan jumlah pekerjaan yang cukup banyak, dengan pengadaan alat dapat menekan biaya proses penyelesaian pekerjaan, dan mengurangi penggunaan tenaga ekstra dalam proses penyelesaian.

PENGGOLONGAN PERALATAN KANTOR

1. Berdasarkan sumber tenaga penggerak

a. Manual, peralatan kantor yang digerakkan dengan menggunakan tenaga otot manusia
b. Electric, peralatan yangg digerakkan dengan tenaga listrik arus kuat arus AC )
c. Electronic, perlatan kantor yang digerakkan tenaga listrik arus lemah/ baterai/
adaptor
2. Berdasarkan kelompok bidang pekerjaan perkantoran

a. Type writer ( Mesin tulis ), peralatan yang digunakan untuk membantu kegiatan
menulis dalam rangka membuat dokumen kantor, dan surat.
b. Duplicating machine ( Mesin Pengganda ), mesin kantor yang digunakan untuk
membantu menggandakan dokumen kantor.
c. Photo copying machine ( mesin foto copy ), mesin kantor yang digunakan untuk
menyalin/ mengkopi dokumen kantor dalam jumlah banyak.
d. Calculator ( mesin hitung ), mesin kantor yang digunakan untuk membantu
menghitung dalam melakukan pekerjaan penghitungan.
e. Cash Register ( Mesin pembukuan ), mesin kantor yang digunakan terkait dengan
kegiatan pembukuan penerimaan dan pengeluaran uang.
f. Computer ( Mesin pengolah data/ kata ), mesin kantor yang digunakan untuk
melakukan aktivitas mengolah kata ( word procesing ) dan mengolah data ( data
processing )
g. Communication machine ( mesin komunikasi ) , mesin kantor yang digunakan untuk
melakukan kegiatan komunikasi dalam kegiatan kantor.
h. Microfilming machine ( mesin untuk hembuat micro film ), mesin yang digunakan
membantu membuat micro film dalam kegiatan kearsipan, atau membuat dokumen.
i. Paper Shradder ( mesin penghancur dokumen ), mesin yang digunakan untuk
membantu menghancurkan dokumen terkait arsip yang tidak terpakai.
j. Perforator ( pelubang kertas ) , mesin yang digunakan untuk membantu melubangi
berkas yang akan disusun dalam snalhecter/ file punch/ brief ordner
k. Stappler ( Pengatup kawat jepit ), mesin yang digunakan untuk mengatupkan
kawat jepit ( stapplest ) ketika untuk menyatukan lembaran - lembaran dokumen
l. Remover/ Stappler remove, alat yang digunakan untuk membuka kawat jepit
( stapplest ) pada kumpulan berkas yang telah disatukan.
m. Mesin jilid ( binding machine ), mesin kantor yang digunakan untuk membantu
menjilid lembaran - lemabaran dokumen yang perlu dijilid.
n. Date due stamp ( cap tanggal ), perangkat keras yang digunakan untuk memberi
cap tanggal.
o. Paper cutter, perangkat kantor yang digunakan memotong kertas, membuka sampul
surat
p. Guletin, mesin yang digunakan untuk memotong kertas dalam jumlah banyak

MENGGANDAKAN DOKUMEN

Pengantar
Perusahaan apapun bentuknya, baik itu perusahaan besar atau kecil, baik itu lembaga pemerintah maupun swasta, tidak lepas dari suatu kegiatan yang disebut dengan kegiatan penggandaan. Terbukti kegiatan penggandaan dokumen, mampu memperlancar kegiatan suatu kantor, serta mempermudah penyampaian informasi, misalnya : Materi rapat dapat dicetak sebanyak peserta rapat. Untuk lebih jelasnya tentang kegiatan penggandaan, pelajarilah kompetensi berikut ini.

Pengertian Penggandaan

Mesin Pengganda
Sebelum mengoperasikan alat pengganda, terlebih dahulu anda mengetahui arti kata penggandaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda. Adapun pekerjaan yang dapat digandakan atau diperbanyak, antara lain : memperbanyak naskah atau dokumen sebagai bahan suatu pekerjaan, misalnya : memperbanyak undangan, memperbanyak bahan materi rapat dan sebagainya





Fungsi Penggandaan
Setiap organisasi yang besar atau kecil dengan tujuan yang berbeda-beda, tentu di dalamnya terdapat bagian yang melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain yang melaksanakan tugas penunjang.

Salah satu yang melaksanakan tugas penunjang adalah bagian penggandaan. Adapun fungsi bagian penggandaan bagi suatu kantor, antara lain :
1. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
2. Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
3. Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan
4. Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
5. Memberikan pelayanan informasi secara optimal dalam rangka efektivitas penyelesaian pekerjaan kantor.
Macam-Macam Alat Pengganda
Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen, misalnya alat pengganda yang mampu mengirim tetapi dapat juga menerima, sekaligus mengkopi langsung semua dokumen yang dikirim.
Mesin pengganda banyak macamnya, antara lain :
1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.


2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna sesuai keinginan.

3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah ditutup dengan koreksi lak.
Untuk membuat master copy dapat menggunakan mesin ketik ( dengan cara memindahkan tulisan dengan mengetik di atas sheet stencil ), menggunakan printer ( mencetak di atas sheet stncyl tanpa menggunakan tinta ), atau pena stylus ( dengan menulis di atas sheet stencyl ).
Hasil yang diperoleh terdapat lubang – lubang sablon huruf , karakter, gambar yang akan digunakan untuk lewat tinta ketika pada proses penggandaan pada mesin stensil.





alat Pengganda
Dalam materi ini, anda akan mempelajari satu macam alat pengganda, yakni mesin foto copy, dan anda perlu mengetahui terlebih dahulu sejarah foto copy. Pada tahun 1939 seorang ahli fisika Amerika Serikat bernama Chester F. Carison, menemukan proses duplikasi naskah dengan menggunakan energi listrik statis
Proses ini diberi nama xerography yang berarti tulisan kering, dari bahasa Yunani, lalu mesin ini diberi nama xerox. Ada beberapa jenis ukuran alat foto copy antara lain :
1. Mesin foto copy kecil (Portable), dengan ciri-cirinya antara lain : mudah dijinjing, kecepatan menyalin 5-10 lembar per menit, dengan ukuran kertas A4 (210 x 297 mm)


2. Mesin foto copy sedang (standar), dengan ciri – ciri berat mesin ± 70 kg kecepatan menyalin 15-25 lembar per menit, dengan ukuran kertas A3 (297x420 mm) dan B4 (257x364 mm)



3. Mesin foto copy besar, berat mesin di atas 70 kg kecepatan menyalin minimal 3 lembar per menit, dapat memperbesar dan memperkecil, menggandakan pada kertas berwarna, serta dilengkapi dengan alat sortir papan dokumen otomatis.

Mesin Foto Copy
Proses foto copy dimulai pada saat dokumen asli yang akan diduplikasikan diletakkan pada permukaan kaca. Kemudian dokumen tersebut disinari dengan cahaya yang berjalan. Bagian kertas putih akan memantulkan cahaya lebih banyak daripada bagian yang berwarna, untuk lebih jelas pelajarilah terlebih dahulu bagian-bagian dari mesin foto copy, sebagai berikut :
1. Tutup asli (original cover, original holder, platen cover). Berfungsi untuk menutup atau memegang lembaran asli yang akan dicopy

2. Kaca tempat asli (original glass). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli, pada bagian tepi kanan terdapat skala yang perbangkal pada titik tengah. Skala ini berfungsi untuk mengatur lembaran asli agar tepat pada posisi tengah

3. Papan tempat asli (original tray, original support). Berfungsi untuk meletakkan lembar asli yang belum dicopy atau yang sudah dicopy.

4. Tombol on–off (on-off switch, power switch). Berfungsi untuk menghidupkan dan mematikan mesin.

5. Papan hasil penggandaan (copy tray). Berfungsi sebagai tempat penampung hasil penggandaan

6. Kerangka mesin. Pada mesin tertentu di bagian samping terdapat tutup mesin yang mudah dibuka untuk mengganti tinta, memperbaiki kertas yang menggulung roll dan service mesin







7. Papan kertas untuk operasi manual (by pass feed table, manual feed table, by pass base). Berfungsi untuk operasi manual atau memasukkan kertas copy satu per satu

8. Baki kertas kaset (cassette). Papan kertas untuk mendapatkan penggandaan (salinan). Tiap baki memuat 250-500 lembar kertas dengan ukuran sendiri-sendiri, seperti : A4, A3, B4 dan B5




Mesin Foto Copy Besar
Mesin foto copy besar dilengkapi juga beberapa bagian lagi, yakni :
1. Lembar kertas. Untuk menempatkan persediaan kertas copy

2. Papan dokumen otomatis. Untuk memasukkan dokumen/lembar asli secara otomatis, sangat bermanfaat untuk menggandakan lembar asli yang banyak

3. Papan penyortir (sorter). Untuk memisah-misahkan hasil penggandaan yang terdiri dari lembaran asli yang banyak dengan salinan yang banyak pula. Sorter ini terdiri atas 10 rak dan 20 rak

4. Papan kertas besar (large capacity). Untuk meletakkan kertas dalam jumlah banyak, dapat menampung sampai 1.000 lembar kertas dengan ukuran A4 dan B4




Pengoperasian Mesin Foto Copy
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah

2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.

3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki

4. Tekan tombol cetak (start)

5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

Tujuan program keahlian Administrasi Perkantoran di SMK TEKINDO

Administrasi Perkantoran
Tujuan program keahlian Administrasi Perkantoran adalah membekali peserta didik dengan ketrampilan, pengetahuan dan sikap agar kompeten dalam :
1. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasikan dan mengevaluasi tugas
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan

MESIN PENGGANDAAN

Di sini akan dibahas dua buah mesin penggandan yaitu mesin stensil dan mesin fotokopi. Mesin stensil terbagi menjadi dua macam yaitu mesin stensil manual (mesin yang digerakkan dengan tangan manusia) dan mesin stensil listrik (mesin yang digerakkan dengan arus listrik)

A. Mesin Stensil Manual (Manual Stencil Duplicator)

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Ciri-ciri mesin stensil manual:

1. Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia

2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis

3. Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam

4. sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master

5. ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

Komponen mesin stensil manual:

1. Silinder tinta (ink cylinder)

a. Penjepit sheet stensil (stencil fitting bar)

b. Kain penyaring tinta (ink screen)

c. Plat baja (steel band)

2. Kerangka mesin

a. Pintu tinta (inker door)

b. Pompa tinta (ink pump)

c. Alat penghitung (counter)

d. Pengatur tinta (ink control)

e. Engkol (handle)

f. Pengatur posisi cetakan (copy positioning)

g. Pengungkit pencetak (print lever)

h. Pengatur pemasukan kertas (feed contril)

3. Penutup mesin

a. papan kertas (feed bord)

b. penahan kertas (back guide)

c. papan penerima (receiving board)

d. penuntun kertas (paper guide)

B. Mesin Stensil Spiritus (Spirit Duplicator)

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator)

Ciri-ciri mesin stensil spiritus:

1. Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)

2. Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis

3. Menggunakan master paper

a. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin

b. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon

c. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier

4. Penggandaan menggunakan kertas folio

5. Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

Komponen mesin stensil sepiritus:

1. Tabung berisi cairan (fluid tank)

2. Alat penghitung (counter)

3. Tempat kertas atau papan kertas (feed tray)

4. Roda penyesuaian kertas (adjustment wheel)

5. Tombol pengatur pemasukan kertas (feed control button)

6. Pengatur posisi cetakan (copy positioner)

7. Tombol pengatur tekanan (preasure control button)

8. Engkol (handle)

9. Tutup atas (top cover)

10. Silinder logam (metal cylinder)

11. tempat hasil gandaan (receiving tray)

C. Mesin Fotokopi

Merupakan alat yang digunakan untuk membuat salinan atau tiruan sebuah dokumen di atas kertas dengan proses penyinaran

Mengikuti Aturan Kerja sesuai dengan Lingkungan Kerja

a. Pengertian

Dalam kehidupan sehari-hari manusia tidak bisa lepas dari berbagai macam aktivitas yang salah satu diantaranya adalah aktivitas yang disebutt berkerja. Aktivitas yang disebut bekerja ini biasa dilaksanakan secara rutin dirumah tangga seperti memasak, mencuci, membersihkan rumah dan lain-lain. Disisi lain terdapat juga bekerja yang dilakukan pada satu lingkungan organisasi atau kantor.

Organisasi atau kantor yang didirikan tentu saja memiliki tujuannya masing-masing dan untuk mencapai tujuan tersebut maka diangkatlah para pegawai yang kemudian kepada para karyawan tersebut akan diberikan tugas yang diuraikan urutan kerja atau Deskripsi Kerja. Berdasarkan uraian tugas ini para karyawan mengerjakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Dapat dipahami bahwa semakin besar organisasi atau kantor maka semakin besar pula volume pekerjaannya, dengan demikian semakin banyak pula karyawan yang diperlukan. Dengan kondisi ini perlu dilakukan pengelaolaan berbagai jenis pekerjaan tersebut yang dapat dibagi kedalam bagian-bagian atau divisi-divisi yang secara otomatis pula dikerjakan oleh para karyawan yang memiliki kualifikasi ketrampilan yang relevan.

Agar semua pekejaan tersebut dapat diselenggarakan oleh para karyawan yang telah ditetapkan maka harus ditetapkan prosedur kerja. Dari penjelasan ini dapat dipahami tentang pengertian prosedur kerja yaitu :

Tatacara dalam menyelesaikan pekerjaan. Dengan mematuhi prosedur kerja maka pekerjaan akan dapat dilaksanan secara sistematis/teratur dengan tahapan-tahapan yang benar.

b. Prinsip-Prinsip Penyusunan Prosedur Kerja
Pada hakekatnya prosedur kerja disusun agar setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya dengan tahapan yang teratur, dan pada akhirnya dapat diselesaikan menurut limit waktu yang telah ditentukan. Untuk menyusun prosedur kerja ini tentu saja diperlukan proses yang panjang dan dilakukan oleh orang-orang yang sudah kompeten dibidangnya. Selain itu juga diperlukan hal-hal sebagai berikut :
1. Memiliki kemampuan dan kewenangan
2. Adanya pengalaman kerja dari proses kerja yang terdahulu
3. Adanya pembanding dalam proses kerja sejenis dengan kantor lain
4. Melaksanakan out Sourching Progam
5. Melaksanakan Bench Marking ( studi banding )

Apabila kondisi tersebut diatas telah terpenuhi untuk menyusun sebuah prosedur kerja, maka dilaksanakanlah penyusunan prosedur kerja berdasarkan prinsip-prinsip sebagai beriikut

1). Rasional
Setiap prosedut kerja harus masuk akal dan mudah dipahami, sehingga semua orang sesuai dengan kualifikasinya akan dengan mudah untuk mengerti.

2) Sistematis
Menggunakan urutan kerja yang teratur, yakni mengalir dari tahap pertama, kedua dan seterusnya.

3) Bersifat Operasional
Menjelaskan tentang teknis pelaksanaan yang dapat dikerjakan dan bukan bersifat teoritis.
4) Menggunakan jarak terpendek
Setiap pekerjaqan sedapat mingkin tidak melalui jalur atau jenjang yang panjang.

5) Menekankan kepada prinsip rangkaian kerja
Artinya semua pekerjaan yang saling berkaitan ditempatkan secara berurutan.

6) Menekankan kepada efisiensi dan efektifitas dalam peoses penyelesaian pekerjaan.

7) Terukur
Dalam setiap tahapan pekerjaan dapat diukur sejauh mana tentang keberhasilan.


C. Contoh-Contoh Prosedur
Untuk lebih memberikan pemahaman terhadap prosedur kerja, dibawah ini diberikan contoh-contoh prosedur kerja pada lingkup pekerjaan kantor. Dikantor apapun biasanya dikerjakan jenis-jenis pekerjaan dibawah ini serta standar perosedur penyelesaian sebagai berikut :

1) Pengurusan surat
a) Surat Masuk
- Penerimaan serat masuk
- Penyortiran
- Pengagendaan
- Pemberian disposisi
- Melaksanakan isi disposisi
- Menyimpan surat

b) Surat Keluar
- Perintah membuat surat oleh Pimpinan
- Pembuatan konsep surat
- Pengetikan surat
- Ditaklik
- ditandatangani
- penomoran dan pengagendaan
- pengirimansurat asli/tembusan
- penyimpanan tindasan
2) Pengurusan Arsip
a) Penciptaan arsip
^ Menggunakan prosaedur penciptaan arsip termasuk didalamnya surat atau dokumen lain
^ Menjaga kerahasiaan arsip yang masih aktip
b) Penyimpanan arsip ( filing )
^ Menggunakan system kearsipan yang sesuai dengan kondisi kantor (system abjad, subyek, nomor, tanggal,wilayah)
^ Dalam tehnis penyimpanan, dimulai dari indentifikasi arsip menurut kelompoknya, memberikan kode klasifikasi berdasarkan daftar klasifikasi berdasarkan daftar klasifikasi (bila system tersebut menggunakan daftar klasifikasi ), mengisi kartu kearsipan yang sesuai, menyimpan kartu serta menyinmpan surat.
c) Penemuan arsip ( finding )
^ Memahami indentifikasi arsip berdasarakan system keaarsipan yang dipergunakan
^ Menemukan kode klasifikasi surat
^ Menemukan kartu
^ Menemukan surat
d) Penyusutan arsip
^ Untuk arsip aktip tidak boleh disusutkan karena masih dipergunakan
untuk mendukung pekerjaan sehari-hari(arsip dinamis)
^ Dibuat daftar pertelaan arsip
^ Apabila menurut daftar telah bias disusutkan, maka dilaksanakan penyusutan dengan menggunakan berita acara dan saksi-saksi
^ Untuk arsip yang memiliki nilai guna nasional/penting bagi bangsa dan Negara, maka diserahkan kekantor arsip nasional



3) Pelayanan telepon
a) Telpon masuk
^ Jangan biarkan telpon berdering terlalu lama (maksimal 3 kali berdering )
^ Ucapkan salam dan perkenalan diri
^ Menanyakan dengan siapa ingin berbicara
^ Menanyakan apa keperluannya
^ Apabila yang dicari tidak berada ditempat, catatlah pesan pesannya
^ Tutuplah pembicaraan telpon dangan salam
b) Telepon keluar (menelepn)
^ Persiapkan intisari masalah yang akan dibicarakan dalam bertelepon
^ Pastikan bahwa nomor telepon tidak salah
^ Ucapkan salam dan perkenalkan diri
^ Berbicaralah seperlunya dengan suara yang jelas
^ Akhiri pembicaraan dengan salam dan ucapan terima kasih

4) Kepegawaian
a) Merekrut karyawan (recruitment)
^ Analisis jabatan
^ Membuat pengumuman /informasi penerimaan calon karyawan
^ Melaksanakan tes /seleksi
^ Membuat keputusan tentang penerimaan karyawan
b) Penempatan pada jabatan tertentu
c) Pemberian hak dan kewajiban
d) Pengembangan karyawan
e) Melaksanakan mutasi
f) Pemensiunan

5) Pelayanan Tamu
^ Bersikap ramah dan sopan kepada setiap tamu yang datang
^ Mengetahui identitas tamu serta apa keperluannya
^ Permasalahan yang disampaikan
^ Menunjukan sikap mau menolong
^ Apabila tidak dapat bertemu dengan orang yang dicari, maka harus dibuatkan janji temu

d. Pemahaman terhadap perubahyan prosedur kerja
adalah suatu prosedur dalam menyelesaikan pekerjaan dan sudah dibakukan.Padaq suatu poenyusunan prosedur ini tentu saja telah melalui p[roses yang panjang, sehingga dihasilkanprosedur kerja tersebut. Sampai seberapa lama prosedur kerja itu dipergunakan? Tentu saja sampai suatu keadaan masih membutuhkan prosedur kerja tersebut,artinya apabila sudah prosedur kerja sudah mulai kurang /tidak sesuai dengan tuntutan perubahan, maka prosedur kerja juga harus dirubah atau disempurnakan.
Perubahan / ( baca : penyempurnaan ) ini sebenarnya wajar saja mengingat dunia kerja dikantor tidak bias dilepaskan dari factor pendukung lainnya seperti perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi, persaingan bisnis , pasar kerja, dan lain-lain.Dan justru apabila tuntutan mengharuskan adanya perubahan/penyempurnaan sedangkan tidak juga dilakukan perubahan, maka justru akan terjadi kontra produktif dan yang pasti akan terjadi beberapa kemungkinan akibat sebagai berikut:
1. Terjadi pemborosan sumber daya baik,baik sumber daya manusia, fasilitas, maupun financial
2. terjadinya inefisiensi dan inefektifitas
3. Terjadinya jenjang penyelesaian pekerjaan (birokrasi ) yang panjang menyebabbkan terjadinya pemborosan
Memang pada kenyataannya banyak mental karyawaan , yang suka dengan hal-hal yang lama karena memiliki romantisme dengan prosedur kerja yang lama. Banyak karyawan yang merasa tidak nyaman apabila prosedur kerja yang lama tersebut tedak dilakukan dan selalu mempertahankan adanya prosedur kerja yang lama sikap mental inilah yang sebenaranya justru menghambat terjadinya perubahan prosedur kerja menuju pencapaian penyelesaian pekerjaan secara efisien.

Berdasarkan pemikiran tersebut, maka setiap pimpinan harus senantiasa dapat melakukan proses analisa apakah prosedur kerja dalam menyelesaikan suatu pekerjaan perlu dipertahankan atau perlu disempurnakan disesuaikan.Dasar dari keputusan terhadap perlu tidaknya pesrubahan, pesnyesuaian atau penyempurnaan itu adalah sebagai berikut :
1. Apakah prosedur kerja yang selama ini berjalan benar-benar menghasilkan kerja yang efektif dan efisien
2. Apaqkah dengan prosedur kerja yang lama masih mampu memberikankepuasan bekerja bagi para karyawan
3. Apakah daengan prossedur kerja yang lama mampu menciptakan hubungan harmonis antar karyawan

Apabila jawaqban dari pertanyaan ini sudah mnunjukan hasil negative, maka sudah saatnya diperlukan peruybahan, penyesuaian atau penyempurnaan prosedur kerja.

e. Pemahaman tentang permasalahan dalam prosedur kerja.
Sudah dipahami bahwa penyusunan prosedur kerja dimaksudkan sebagai pedoman dalam tahap-tahap penyelesaian pekerjaan agar peskerjaan tersebut dapat diselesaikan dengan hasil yang sebaik-baiknya serta dengan target waktu yang tepat.Namun pada kenyataannya bias saja prosedur kerja tersebut tidak/kurang dapat dilaksanakan dengan berbagai alasan baik itu alasan bersifat pribadi dari masing-masing karayawan maupun a
Lasan yang berasal dari luar karyawan.
Berbagai hal yang menyebabkan terjadinya permasalahan tersebut, yaitu :



1. Internal karyawan
Adalah hambatan yang berasal dari diri para karyawan. Beberapa hal yang menjadi penyebabnya adalah :
a) Sikap mental negative
yang termasuk sikap mental negatif adalah :
^ Malas dalam bekerja
^ Tidak/kurang memiliki kegairahan/semangat kerja
^ Selalu berfikir negative terhadap lingkungan
b) Kurang mau menyesuaikan dengan perubahan atau sesuatu hal yang baru
c) Kurang mau mengembangkan diri sehingga ketinggaln dengan tuntutan jaman
d) Senantiasa bersikap negative terhadap sesuatu yang baru
e) Memiliki watak yang konservatif atau tidak mau melakukan perubahan dan cenderung bertahan pada pola lama
f) Enggan menerima ide atau ketrampilan baru
g) Kurangnya komitmen dalam penyelesaian pekerjaan
h) Cepat berpuias diri dengan keberhasilan yang dicapai
2) Eksternal
Merupakan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap prosedur kerja yang timbul dari luar diri karyawan misalnya :
a) Kondisi keamanan yang kurang kondusif sehingga mengurangi konsentrasi kerja.
b) Kondisi hubungan antar karyawan yang kurang kondusif sehingga membuat karyawan merasa tidak betah tinggal berlama-lama di kantor.
c) Kondisi social budaya sekitar yang mungkin kurang sesuai dengan keadaan pada diri karyawan.
d) Kondisi lingkungan kerja yang kurang memberikan motivasi berkembang bagi karyawan, misalnya : pimpinan yang otoriter, persaingan antar karyawan yang kurang sehat, dll.
e) Sikap mental masyarakat yang cenderung ingin selalu mempertahankan pola lama dan kurang mau menerima ide-ide baru
f) Kurangnya sosialisasi/pemberian informasi terhadap adanya ide atau ketrampilan baru dari seorang karyawan kepada karyawan lain.
Untuk menjaga dan memelihara agar prosedur kerja ini dapat berjalan dengan baik, maka seorang pimpinan harus dapat dengan jeli memantau setiap perkembangan dan perubahan dan harus memiliki daya analisa terhadap lingkungannya, karena dalam teori organisasimedern dipahami bahwa konflik itu sesuatu yang wajar dan pasti terjadi, namun apabila kita telah melaksanakan proses analisa terhadap datangnya konflik tersebut, maka apabila hal tersebut menjadi kenyataan, maka akan relative lebih mudah dicari jalan keluarnya. Pada kenyataannya konflik bias bersifat sederhana dan dapat pula bersifat rumit. Agar kita dapat memahami jenis-jenis konflik ini, dibawah ini disajikan cirri-ciri dari kedua jenis konflik tersebut, yaitu beserta cara pemecahannya.
Identifikasi permasalahan tersetut adalah :
a) Permasalahan sederhana
Permasalahan ini memiliki cirri-ciri sbb :
^ Permasalahannya kecil
^ Berdiri sendiri
^ Tidak ada atau kurang kerkaitaanya dengan permasalahan yang lain
^ Tidak mengandung konsekuensi yang besa
Jika permasalahan ini muncul dalam suatu organisasi maka solusi pemecahannya dapat dilakukan secara individual, dengan teknik-teknik :
^ Intuisi
Yakni kata hati dari orang yuang akan mencari jalan keluar
^ Pengalaman
Dengan pengalaman terhadap kejadian masa yang lau yang mungkin sejenis biasanya dapat dipergunakan dalam mambantu menyelesaikan masalah.
^ Wewenang yang melekat pada jabatan
Dengan menggunakan wewenang yang ada berarti menggunakan pendekatan kekuasaan atau power. Cara ini bias digunakan apabila dengan pendekatan-pendekatan diatas belum berhasil.


b) Permasalahan Rumit
Memiliki cirri-ciri sbb. :
^ Permasalahhanya besar
^ Tidak bewrdiri sendiri
^ Saling berkaitan dengan permasalahan lainnya
^ Mengandung konsekuensi yang besar
^ Pemecahan permasalahnya memerlukan pemikiran yang luas dan mendasar

Untuk pemecahan masalah yuang rumit ini, selain dikperlukan intuisi, pengalaman, kebiasaan, gakta dan informasi serta wewenang juga masih perlu lagi mengklasifikasi permasalahjan tersebut apakah secara mendalam, apakah permasalahan tersebut termasuk tidak terstruktur. Atau yang terstruktur.

Apabila permasalahannya tersturktur maka pemecahanya relative lebih mudah karena bersifat rutin pula. Misalnya terjadi masalah tentang pengusulan kenaikan pangkat, maka dicari apa yang mendjadi permasalahan untuk kemudian diselesaikan. Namin apabila permasalahanya tidak terstruktur maka penmyesesainnya harus menggunakan teknik-teknik khusus.

memberi pelayanan kepada pelanggan

Di dalam dunia bisnis kolega dan pelanggan merupakan faktor penting yang membuat industry maupun perusahaan berkembang. Hubungan antara kolega dan pelanggan terhadap suatu perusahaan tidak dapat dipisahkan karena kolega dan pelanggan menentukan kelangsungan hidup perusahaan maupun industry. Semakin banyak kolega dan pelanggan maka akan semakin mudah perusahaan berkembang.

Dalam kamus besar bahasa Indonesia kolega diartikan sebagai teman sejawat, patner, relasi, rekan. Dalam dunia bisnis kolega sebagai pendukung kegiatan wirausaha. Misalnya pemasok bahan baku, sebagai agen perusahaan, mendirikan proyek baru.

Pelanggan diartikan sebagai individu, rumah tangga, atau perusahaan yang akan membeli barang dan jasa yang dihasilkan dalam kegiatan ekonomi. Pelanggan memiliki selera yang berbeda, maka dari itu sangat perlu untuk memahami kebutuhan pelanggan. Jika barang atau jasa yang kita tawarkan sesuai dengan selera mereka, otomatis mereka akan membelinya.

Siapa yang Termasuk Pelanggan

Setiap orang adalah pelanggan. Pelanggan adalah setiap orang, unit atau pihak dengan siapa kita bertransaksi, baik langsung maupun tidak langsung dalam penyediaan produk. Pada dasarnya ada dua jenis pelanggan, yaitu Pelanggan Eksternal dan Pelanggan Internal.

a.       Jenis-jenis Pelanggan

1.      Pelanggan internal

Pelanggan internal adalah orang yang melakukan proses selanjutnya dari suatu pekerjaan (“next process”) Pelanggan internal merupakan seluruh karyawan dari suatu industri. Yang diperlukan pelanggan internal adalah

(a) kerja kelompok dan kerjasama,

(b) struktur dan sistem yang efisien,

(c) pekerjaan yang berkualitas dan

(d) pengiriman yang tepat waktu.

2.      Pelanggan Eksternal.

Pelanggan eksternal adalah orang diluar industri yang menerima suatu produk (end-user). Pelanggan eksternal setiap industri jelas adalah masyarakat umum yang menerima produk industri tersebut. Beberapa hal yang diperlukan pelanggan eksternal adalah

(a) kesesuaian dengan kebutuhan akan produk

(b) harga yang kompetitif

(c) kualitas dan realibilitas

(d) pengiriman yang tepat waktu dan

(e) pelayanan purna jual.

Agar kerjasama dengan kolega dan pelanggan berlangsung dengan baik, maka ada hal yang harus diperhatikan,

1.    Komunikasi dengan kolega dan pelanggan dilakukan secara terbuka, professional, dan secara ramah tamah

2.    Menggunakan bahasa dan nada suara yang tepat

3.    Pengaruh bahasa tubuh dipertimbangkan

4.    Kepekaan akan kebudayaan dan kemasyarakatan diperlihatkan.

5.    Aktif mendengarkan dan bertanya dipergunakan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah

6.     Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega bila dibutuhkan. Winardi, 2008. “Kerjasama dengan Kolega-kolega dan Pelanggan-pelanggan”,

MENGELOLA DAN MENJAGA SISTEM KEARSIPAN UNTUK MENJAMIN INTEGRITAS

A.    Kompetensi Dasar

Menetapkan kebutuhan bahan dan alat kearsipan

B.     Tujuan Pembelajaran

1. Menyebutkan bahan dan jenis alat kearsipan.
2. Mengidentifikasi peralatan sesuai dengan fungsinya.
3. Menentukan dan menganalisa bahan dan alat kearsipan yang akan digunakan.
4. Menghitung kebutuhan bahan dan alat karsipan dengan tepat.
5. Menerapkan bahan dan alat kearsipan dalam praktek.

C.     Uraian Materi

RUANG LINGKUP ARSIP

A.    Pengertian Arsip

Dilihat dari asal katanya, istilah “arsip” berasal dari bahasa Yunani arche yang berarti permulaan, jabatan, fungsi, atau kuasa hukum.  Kemudian kata arche berubah menjadi ta arche yang artinya dokumen, catatan.  Terakhir berubah menjadi archevum yang dalam bahasa Latin berarti balaikota.  Menurut istilah Inggris archives berarti tempat atau dokumen (record).

Seminar Dokumentasi/Arsip Kementerian-kementerian yang diselenggarakan di Jakarta 23 Februari sampai 2 Maret 1957 merumuskan pengertian arsip sebagai berikut:

1.      Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak-tanduk documenter (documentaire handeling) yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk melaksanakan tindakan selanjutnya.

2.      Arsip adalah suatu badan yang mengadakan pencatatan, penyimpanan serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat-surat baik dalam soal pemerintahan maupun soal umum, baik ke dalam maupun ke luar dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Lembaga Administrasi Negara (LAN) mengartikan arsip sebagai segala kertas naskah, buku, foto, film, mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Sedangkan Drs. The Liang Gie, memberikan pengertian arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat segera ditemukan kembali.

Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, BAB I  pasal 1 menegaskan bahwa yang dimaksudkan dengan arsip adalah:

1.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2.      Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

B.     Syarat Arsip

Arsip adalah himpunan lembaran tertulis, catatan-catatan tertulis yang disebut warkat, yang harus memenuhi 3 syarat, yaitu:

1.      Merupakan kumpulan warkat,

2.      Mempunyai nilai guna,

3.      Disimpan menurut sistem tertentu,

4.      Apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.

C.    Fungsi Arsip

Menurut fungsinya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.

Arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan.

Berdasarkan nilai yang senantiasa berubah yang dipakai sebagai kriteria untuk arsip dinamis, sebenarnya arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi:

1.      Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.

2.      Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

3.      Arsip in-aktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus, atau frekuensi penggunaannya sudah jarang atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.  Arsip ini tidak lagi berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia (ARNAS).

Untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik, maka petugas penata arsip mempunyai kewajiban terhadap:

1.      Penyimpanan berkas surat dinas.

2.      Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas.

3.      Penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang sudah tidak diperlukan lagi.

4.      Penemuan kembali berkas dinas yang disimpan.

D.    Peranan Arsip

Oleh karena pengertian inti arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis, maka peranan arsip adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.  Sebagai sumber informasi maka arsip akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu masalah. Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat/mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu masalah yang sedang dihadapi.

E.     Nilai Guna Arsip

Nilai guna arsip adalah nilai keguanaan yang terkandung di dalam arsip yang didasarkan atas kepentingan pengguna arsip itu sendiri.

Berikut ini ada beberapa pendapat mengenai nilai guna arsip antara lain sebagai berikut:

1.      Menurut Vernoon B. Santen

Bahwa nilai guna arsip atau warkat tercakup dalam akronim ALFRED:

A          = Administrative Value (nilai guna di bidang Administrasi),

   misalnya surat dinas, formulir dan sebagainya.

L          = Legal Value (nilai guna di bidang Hukum), misalnya Akta Jual

                           beli Tanah, surat kuasa dan sebagainya.

F          = Fiscal Value (nilai guna di bidang keuangan), misalnya cek,

                           kuitansi, bilyet, giro, dan sebagainya.

R          = Research Value (nilai guna di bidang Penelitian), misalnya karya

                           tulis, skripsi, tesis, desertasi, dan sebagainya.

E          = Educational Value (nilai guna di bidang Pendidikan), misalnya

                           ijasah, buku rapor, daftar nilai, dan sebagainya.

D         = Documentary Value (nilai guna di bidang Dokumentasi),

                           misalnya naskah perjanjian asli dan sebagainya.

2.      Menurut Ensiklopedia Administrasi

Pada pokoknya, sesuatu warkat mempunyai 4 (empat) keguanaan yaitu sebagai berikut:

a).    Guna Informatoris, yakni memberikan suatu keterangan tentang suatu hal atau peristiwa.

b).    Guna Yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam proses pengadilan.

c).    Guna Historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa lampau, agar tidak terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah.

d).   Guna Ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seorang sarjana/penemuan-penemuan sesuatu Eksperimen Ilmiah.

3.      Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia

Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip dapat dibedakan menjadi:

a).    Nilai guna primer, yaitu nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip.  Nilai guna primer meliputi:

§  Nilai guna administrasi, adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada keguanaan bagi pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.

§  Nilai guna hukum, adalah nilai guna arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

§  Nilai guna keuangan, adalah arsip yang mempunyai nilai guna keuangan yang berisikan hal ihwal lyang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

§  Nilai guna ilmiah dan teknologi, adalah nilai guna arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

b).    Nilai guna sekunder, yaitu nilai guna arsip berdasarkan pada keguanaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain atau untuk kepentingan umum.  Arsip nilai guna sekunder meliputi:

§  Nilai guna kebutuhan, adalah jika dalam arsip itu terkandung fakta dan keterangan yang digunakan untuk menjelaskan tentang lembaga/instansi tersebut diciptakan, dikembangkan diatur fungsi dan kegiatannya.

§  Nilai guna informasional, adalah jika dalam arsip, isi dan informasi yang ada di dalamnya mengandung berbagai kepentingan penelitian dan sejarah tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi pencipta arsip kegiatannya.

Dari beberapa pendapat diatas jika diambil kesimpulan, maka nilai guna arsip atau warkat yaitu administrative, legal, fiscal, research, dan documentary.

F.     Jenis-jenis Arsip

Jenis-jenis arsip dapat dilihat dari beberapa sudut pandang diantaranya sebagai berikut:

1.      Ditinjau dari kepentingannya, yaitu melihat arsip dari segi penting tidaknya arsip tersebut sesuai dengan nilai guna yang terkandung di dalamnya.  Menurut Ensiklopedia Administrasi, arsip atau warkat jenis ini dapat dibedakan menjadi:

a).    Vital record (warkat sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bati suatu organisasi atau instansi, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus (abadi) selama organisasi itu masih berdiri.

b).    Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu jangka waktu yang cukup lama (3 tahun keatas) untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara tertib, misalnya Surat Perjanjian Sewa-menyewa dan lain-lain.

c).    Useful record (warkat berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama penyimpanan), biasanya di berbagai organisasi/instansi jenis warkat ini paling banyak jumlahnya, contoh surat-surat kantor pada umumnya.

d).   Non essential record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis setelah selesai dibaca.  Untuk warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat langsung dimusnahkan atau cukup diingan isinya/dicatat dalam agenda harian.  Contoh: undangan rapat dan lain-lain.

2.      Ditinjau dari fisiknya, yaitu melihat arsip/warkat dari wujud benda arsip tersebut.  Arsip\warkat jenis ini terdiri dari:

a).    Arsip tertulis, yaitu wujud arsip berupa tulisan/tertulis misalnya surat dinas, akta, dan lain sebagainya.

b).    Arsip visual, yaitu wujud arsip yang dapat dilihat berupa gambar, lukisan/ukiran/pahatan, seperti peta, relief, poster dan sebagainya.

3.      Ditinjau dari isinya, yaitu melihat arsip/warkat dari segi isi yang terkandung di dalamnya.  Arsip/warkat jenis ini dapat berupa:

a).    Financial record, adalah catatan-catatan mengenai masalah keuangan misalnya:

§  Tata cara mengajukan kredit,

§  Tata cara pembayaran uang,

§  Jumlah uang yang harus dibayar,

§  Tanggal pembayaran atau pelunasan hutang.

b).    Inventory record, adalah catatan yang berhubungan dengan keadaan barang dagangan (goods) yang memuat antara lain:

§  Jumlah dan macam-macam persediaan barang,

§  Harga barang-barang tersebut,

§  Lokasi/tempat barang tersebut,

§  Keadaan fisik barang.

c).    Personnel record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, seperti catatan riwayat hidup, pengalaman kerja, konduite absensi pegawai.

d).   Sales record, adalah catatan-catatan yang berisi informasi mengenai penjualan, misalnya:

§  Mutu penjualan,

§  Jumlah persediaan,

§  Harga barang,

§  Daerah pemasaran,

§  Hasil penjualan,

§  Prosedur penjualan.

e).    Production record, adalah catatan-catatan yang berhubungan dengan masalah produksi, misalnya:

§  Jumlah barang yang dihasilkan,

§  Jenis barang yang dihasilkan,

§  Kualitas barang yang dihasilkan,

§  Jenis bahan baku yang dipergunakan,

§  Jenis bahan baku pembantu atau tambahan yang diperlukan,

§  Jenis alat (mesin proses produksi),

§  Laporan produksi.

4.      Ditinjau dari pemiliknya, yaitu melihat arsip dari aspek kepemilikannya serta asal arsip tersebut bagi organisasi atau lembaga/kantor tersebut, antara lain sebagai berikut:

a).    Berasal dari lembaga pemerintahan, antara lain:

§  Arsip Nasional RI sebagai inti organisasi Lembaga Kearsipan Nasional yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Pusat (Arnaspus).

§  Arsip Nasional RI yang berada di masing-masing Daerah Tingkat I, yang selanjutnya disebut dengan Arsip Nasional Daerah (Arnasda)

b).    Berasal dari instansi pemerintah/swasta:

§  Arsip primer merupakan arsip asli, bukan merupakan salinan copy atau tembusan/tindasan,

§  Arsip sekunder, adalah arsip yang berupa salinan, copy tembusan/tindasan,

§  Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya (sentralisasi),

§  Arsip unit adalah arsip yang penyimpanannya dilakukan oleh masing-masing unit di mana arsip tersebut dibuat (tersebat/desentralisasi).

5.      Ditinjau dari fungsinya arsip dapat dibedakan atas:

a).    Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan unti pengolahan suatu organisasi.

b).    Arsip inaktif atau pasif yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dan pengelolaannya oleh unit sentral dalam suatu organisasi/instansi.

c).    Arsip statis, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus bagi organisasi/instansi, namun dipergunakan untuk kepentingan masyarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan hanya dipergunakan sebagai referensi saja.

RUANG LINGKUP KEARSIPAN

A.    Pengertian Kearsipan

Terdapat beberapa pendapat mengenai pengertian kearsipan, antara lain sebagai berikut:

1.      R. Soebroto, menyatakan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

2.      Kamus administrasi, kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan warkat sampai dengan penyingkirannya.

3.      Drs. E. Martono, menyatakan bahwa kearsipan adalah pengaturan dan penyimpanan warkat/record atas dasar sistem tertentu serta dengan prosedur tertentu yang sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu singkat.

Dari pendapat tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan adalah suatu kegiatan atau proses pengaturan, penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dalam waktu yang singkat.

B.     Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentan perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.  Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut:

1.      Menyampaikan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan.

2.      Menyiapkan surat setiap saat diperlukan.

3.      Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut-paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap.

C.    Kegiatan Kearsipan

Menurut Drs. E. Karso, kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:

1.      Kegiatan Penciptaan

Merupakan suatu proses pembuatan  dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun surat keluar (mail handling), baik menggunakan sistem buku agenda maupun sistem kartu kendali (sistem pola baru).  Untuk surat dimulai dari penerimaan surat, pemrosesan ke unit pengolah sehingga surat tersebut selesai dan siap untuk disimpan.  Untuk surat keluar dimulai dengan perintah pembuatan surat, pengonsepan, pengetikan sampai surat tersebut dikirim dan tindakanya siap untuk disimpan.

2.      Kegiatan Penyimpanan (Filing) dan Penemuan Kembali

a.       Kegiatan penyimpanan (filing), adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisidep (deponeren/simpan), pemberian kode-kode penyimpanan sampai penempatan arsip tersebut disimpan ke dalam folder dan  dimasukan kedalam filing kabinet.

b.      Kegiatan penemuan kembali (finding), adalah kegiatan yang dimulai dari peermintaan arsip oleh pihak lain, mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan yang terdapat pada daftar Klasifikasi, hingga menemukan kembali arsip di tempat penyimpananya sesuai dengan kode simpanan.

3.      Kegiatan Penyelamatan

Kegiatan penyelamatan yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan :

a.       Pengamanan, yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi/informasi yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang tidak berhak(terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).

b.      Pemeliharaan, adalah  kegiatan menjaga agar benda arsip tersebut tidak mudah rusak dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif), misalnya selama dalam kegiatan pemeliharaan ini benda-benda arsip perludisemprot dengan obat anti hama, atau sebelum disimpan dipersiapkan terlebih dahulu tempat yang aman dari kerusakan.

c.       Perawatan, adalah kegiatan kemampuan untuk memperbaiki arsip yang telah rusak agar masih dapat dipergunakan kembali, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang bertalian (represif), misalnya jika diketahui sesuatu benda arsip dalam keadaan rusak/benar-benar rusak, sedangkan arsip tersebut masih diperlukan/dipergunakan, sebagai tindakan represifnya tersebut dilaminasi (diberi lapisan plastik), kemudian dimikro filmkan.  Apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut cukup ditunjukan mikro filmnya saja, sedangkan arsip yang aslinya masih disimpan.

4.      Kegiatan Penyusutan

Kegiatan penyusutan, adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai kguna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi.  Kegiatan penyusutan arsip ini meliputi :

a.       Penilaian atau pemindahan, adalah kegiatan penentuan bahwa arsip tersebut masih sering atau sudah jarang atau bahkan ktidak dipergunakan lagi, kemudian arsip tersebut dipindahkan penyimpananya ke unit sentral.

b.      Pemusnahan, adalah kegiatan menghapuskan secara fisik arsip yang telah hilang nilai gunanya, dengan harapan agar arsip yang tersimpan hanyalan arsip yang benar-benar masih dipergunakan.

Adapun cara pemusnahan tersebut bisa, dilakukan dengan cara dibakar, dimusnahkan dengan cairan kimia atau dimusnahkan dengan mesin penghancur dokumen (paper schreder)

c.       Penyerahan, adalah suatu kegiatan menyerahkan arsip yang memiliki nilai guna kebangsaan (arsip statis) ke Arsip Nasional Pusat/Arsip Nasional Daerah atau kepada pemerintah daerah tingkat I masing-masing propinsi.

Dengan demikian, ruang lingkup kegiatan kearsipan tersebut dimulai dari kegiatan penciptaan, penyimpanan, penemuan kembali, penyelamatan, dan berakhir dengan penyusutan.  Namun demikian, sebagai Inti dari kegiatan semua itu adalah Kegiatan Penyimpanan dan Penemuan Kembali.

D.     Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya

Aktivitas surat menyurat di lingkungan kantor sering terhambat dikarenakan adanya permasalahan dalam kegiatan/system kearsipannya, adanya hambatan tersebut sedikit banyak akan menimbulkan dampak negative terhadap kegiatan kantor tersebut secara menyeluruh.

1.      Masalah Kearsipan

a.       Drs. The Liang Gie, mengemukakan bahwa masalah pokok di bidang kearsipan antara lain sebagai berikut:

·         Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/satuan organisasi.

·         Peminjaman atau pemakaian surat oleh pimpinan/satuan organisasi lainnya, jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

·         Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

·         Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.

b.      Drs. E Martono, mengemukakan bahwa masalah yang sering timbul di bidang kearsipan adalah sebagai berikut:

·         Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.

·         Warkat ditemukan setelah lama mencari dan membongkar seluruh tumpukan kertas.

·         Warkat setiap hari selalu bertambah.

·         Tempat penyimpanan warkat selalu sesak, kurang tempat.

·         Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

·         Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih.

c.       Drs. Moekijat, mengemukakan bahwa masalah yang sering dijumpai di bidang kearsipan adalah sebagai beriku:

·         Penggunaan system Penggolongan (Klasifikasi) yang salah.

·         Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.

·         Pegawai yang tidak terlatih.

·         Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.

·         Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk penyimpanan dan menghapuskan warkat-warkat.

·         Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

·         Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat/surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.

Dari beberapa pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa masalah pokok atau masalah-masalah yang sering ditemukan dalam kegiatan kearsipan adalah sebagai berikut:

a.       Penerapan system penyimpanan yang kurang cepat.

b.      Sarana dan tempat kegiatan kearsipan kurang/tidak memadai.

c.       Pegawai Pengelolaan Arsip tidak/kurang terlatih dan kurang/tidak adanya bimbingan dari pimpinan dalam menjalankan tugasnya.

d.      Kahilangan arsip sebagai akibat peminjaman yang tidak tertib.

e.       Jumlah arsip setiap hari bertambah tanpa diimbangi dengan penyusutan arsip.

f.       Kerusakan arsip yang terjadi karena kurangnya perawatan, maupun oleh kerusakan yang disebabkan oleh hal-hal di luar kemampuan manusia untuk mencegahnya (Force Majeure), seperti bencana alam, kerusakan, dan sebagainya.

2.      Pemecahannya

Dari kesimpulan tentang masalah-masalah pokok dalam kearsipan maka pemecahan masalahnya adalah sebagai berikut:

a.       Menggunakan system penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan sifat kegiatan kantor itu sendiri.  Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip antara lain:

·         Sistem Abjad (Alphabetical)

·         Sistem Masalah (Subject)

·         Sistem Nomor (Numeric)

·         Sistem Tanggal (Chronologic)

·         Sistem Wilayah (Geographic)

Masing-masing system pengarsipan tersebut mempunyai spesifikasi tersendiri.

b.      Manyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai serta mengikuti perkembangan teknologi.

c.       Menyeleksi pegawai yang akan ditempatkan di bagian arsip, baik dari segi kompetensi maupun mental serta etos kerjanya.

d.      Menciptakan prosedur peminjaman dan pengembalian arsip yang memadai, misalnya dengna menggunakan bon peminjaman arsip yang lazim disebut sebagai Out Slip.

E.     Kewajiban Kearsipan

1.      Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah Pusat.

2.      Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip statis dari Lembaga-Lembaga dan Badan-Badan Pemerintah Daerah serta Badan-Badan Pemerintah Pusat di tingkat Daerah.

3.      Arsip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip yang berasal dari Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan.

4.      Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan Pusat maupun Daerah wajib mengatur, menyimpan, memelihara, dan menyelamatkan arsip dinamis.

5.      Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan Pusat wajib menyerahkan naskah-naskah arsip statis kepada Arsip Nasional Pusat.

6.      Lembaga-Lembaga dan Badan-Badan Pemerintahan Daerah, serta Badan-Badan Pemerintahan Pusat di tingkat Daerah, wajib menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional Daerah.

                                       

F.      Ketentuan Pidana

1.      Barang siapa dengan sengaja melawan hukum memiliki arsip sebagaimana diatur dalam UU ini dapat dipidana dengan pidana penjara selama-lamanya 10 tahun. terhadap sesuatu barang yakni sikap perbuatan menguasai barang itu seolah-olah.  Istilah “memiliki” ialah sikap perbuatan sebagai pemilik yang sah ia pemiliknya, yang dengan demikian ia dapat berbuat sekehendak hatinya atas barang tersebut.  Dalam hal ini tidak dipersoalkan perbuatan-perbuatan yang mendahului pemilikan tersebut.  Hal-hal ini telah ditampung dalam ketentuan Kitab Undang-Undang Hukum Pidana.

2.      Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana diatur dalam UU ini yang sengaja memberitahukan hal-hal tentang isi naskah itu kepada pihak ketiga yang tidak berhak mengetahuinya sedang ia diwajibkan merahasiakan hal-hal tersebut dapat dipidana dengan pidana penjara seumur hidup atau pidana penjara selama-lamanya 20 tahun.

3.      Tindak pidana tersebut adalah kejahatan.

G.     Faktor-Faktor Kearsipan yang Baik

Beberapa faktor-faktor kearsipan yang baik antara lain:

1.      Penggunaan sistem penyimpanan secara tetap.

Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat.  Cepat atau lambatnya penemuan kembli dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda syarat.

2.      Fasilitas kearsipan memenuhi syarat.

Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia.  Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu:

·         Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dan sebagainya.

·         Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat meja tulis, rak dan sebagainya.

·         Alat-penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder cabinet dan seterusnya.

·         Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.

3.      Petugas kearsipan yang memenuhi syarat.

Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu:

ü  Memiliki pengetahuan di bidang,

ü  Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip,

ü  Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan penjabat-penjabatnya,

ü  Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,

ü  Memiliki keterampilan untul melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan,

ü  Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.

JENIS-JENIS PERALATAN KEARSIPAN

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.  Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuar seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.

Fungsi peralatan kearsipan antara lain:

Sebagai saran penyimpanan arsip,

1.      Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan  mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan,

2.      Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama,

Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut:

1.      Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), di mana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.

2.      Pengarsipan vertical, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertical) di mana arsip disusun berderet ke belakang.

3.      Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.

Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearsipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan.  Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut:

1.      Filling Cabinet

Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang teridiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.  Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertical) berderet ke belakang.  Filling cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).  Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci.  Penyimpanan arsip yang terlalu padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya.  Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tiak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.

Dalam laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.  Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder.  Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling baik adalah dari logam, karena lebih kuar.

2.      Rotary (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary adalah semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar.  Alat ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga.  Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.  Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3.      Lemari Arsip

Lemari arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.  Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau pun menggunakan kaca.

Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke dalam ordner atau dengan cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke map.

4.      Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).  Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip.  Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna untuk menempatkan label/judul dari arsip yang ada di dalamnya.  Rak arsip dapat dibuat dari kayu atau besi.

5.      Map Arsip

Map arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.  Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.  Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.  Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

a.        Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.  Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.  Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali.

b.       Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map.  Map ini tidak mempunyai daun penutup.  Untuk menopang arsip/surat yang ada di dalamnya digunakan penjepit.  Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif.  Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.

c.        Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup.  Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja.  Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertical.  Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.

d.       Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi penggantung.  Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.  Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

6.      Guide

Guide, yaitu lembaran kertas tebal tau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.  Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:

a.       Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

b.      Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya.

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filling cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip.  Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau a4, maka badan guide dibuat sesuai ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut:

a.       Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

b.      Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

c.       Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

7.      Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit.  Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip.  Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

8.      Stapler

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.  Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia.  Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru berfungsi apabila diisi dengan staples.  Stapler dan stapler berbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.

Jangan memasukkan isi staples melebihi kamampuannya, supaya daya lentur per tetap kuar.  Jika terjadi kemacetan di bagian mulut, usahakan tidak memukul-mukulkan stapler.  Stapler sangat popular sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan.

 Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

a.       Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

b.      Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

c.       Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas.

9.      Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu.  Perforator dibedakan antara lain sebagai berikut:

a.       Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi karti perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.

b.      Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner.

c.       Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia.  Cara kerja dan komponennya mekanis.  Perforator membuat lubang dengan diameter 5 mm.  perforator terbuat dari logam.  Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut:

a.       Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimum 10 lembar.  Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.

b.      Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah sampai tepi kertas menyentuh batas tepi perforator.

c.       Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

10.  Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.  Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi sebagai berikut:

a.       Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

b.      Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari 6 digit.

Numerator digerakkan dengan tangan.  Cara kerja dan komponennya mekanis.  Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya.  Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tampat tertutup dan kering.  Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut:

a.       Beri tinta pada bantalan huruf.

b.      Atur nomor awal.

c.       Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

11.  Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.  Biasanya terbuat dari karton tebal.  Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.  Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet ke samping).

12.  Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.  Alat sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan.  Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.  Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal).

13.  Label

Label adalah alat yang digunakan untuk member judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.  Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

14.  Tickler File

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Namun demikian, tickler file bisa saja digunakan tunuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan.  Di bagain dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas.  Tickler file berfungsi sebagai alat  pengingat bagi petugas arsip.

15.  Cardex (Card Index) Cabinet

Cardex (Card Index) Cabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.  Di dalam cardes terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.  Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

16.  Rak/Laci Kartu

Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertical.  Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

17.  Alat Penyimpanan Khusus

Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset, dan sebagainya.  Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.  Sebelum ada flash disk, untuk menyimpan data elektronik digunakan disket.  Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik.

Alat-alat tersebut di atas sangat memungkinkan untuk mengalami perkembangan, baik dari segi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, karena mengikuti perkembangan teknologi yang juga semaking berkembang.

JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang digunakn dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat), artinya bahan-bahan ini selalu disediakan secara terus menerus.

Beberapa perlengkapan kearsipan, antara lain sebagai berikut:

1.      Kartu Indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip.  Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Kartu indeks mencatat informasi tentang:

1. Judul/nama surat
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat
5. Kode surat
6. Kode kartu indeks

Karti indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.  Karti indeks tidak digunakan jika arsip/dokuman disimpan dengan menggunakan system abjad.  Hal ini disebabkan karti indeks dibuat untuk membantu menemuikan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/perusahaan.  Oleh karena itu, kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek.  Sebelum arsip tersebut disimpan, terlebih dahulu dibuat kartu indeks.  Untuk mencari/menemukan arsip tersebut, petugas/peminjam harus mengetahui tentang masalah dari arsip yang akan dipinjam.  Jika petugas mengetahuinya, dapat langsung mencari di tempat penyimpanannya, tetapi jika tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat penyimpanannya, terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci cardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut.

Jadi, jika pencarian arsip dari satu pintu tidak berhasil ditemukan, arsip tersebut masih dapat dicari dari pintu yang lain dengan system penyimpanan yang berbeda, yaitu dengan bantuan kartu indeks.  Kartu indeks disimpan pada laci cardex dengan menggunakan system abjad (alfabetis).

2.      Kartu Tunjuk Silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang.  Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan.  Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silangnya, tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya.  Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan.

Beberapa criteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain:

1. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul caption nama.
2. Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet, misalnya berupa peta, gambar, maka hal demikian dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.

Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut:

ü  Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis.  Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak.

ü  Disimpan di bagian paling belakang laci filling cabinet, di belakang guide PS (Petunjuk Silang).  Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.

3.      Lembar Pinjam Arsip (Out Slip)

Lembar pinjam arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.

Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut:

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip.
2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam.
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

1. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
2. Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.

4.      Map Pengganti (Out Folder)

Jika surat dipinjam tidak hanya satu surat, tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat, maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya di tempat map yang dipinjam tadi.

5.      Buku Arsip

Buku arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

            Contoh buku arsip:

No. Urut	Tanggal Penyimpanan	Judul Surat	Nomor Surat	Tanggal Surat	Hal Surat	Keterangan
0001	25 Januari 2008	PT Surya Gemilang	001.A. 289	18 Januari 2009	Perjanjian kerja sama	-

ANALISA KEBUTUHAN PERALATAN DAN

PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan, antara lain sebagai berikut:

1.      Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip, seperti peta, surat, foto, dan sebagainya.

2.      Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan, sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, arsip sangat rahasia, dan sebagainya.

3.      Peralatan yang digunakan juga memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip, apakan jumlah arsip terus bertambah setiap tahun dan berapa banyak rata-rata pertambahannya.

4.      Peralatan yang akan digunakan juga harus memberikan kemudahan, arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.

5.      Peralatan yang akan digunakan juga harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan untuk penyimpanan dan kemungkinan untuk perluasannya.

6.      Bentuk organisasi, apakah organisasinya besar atau kecil.

7.      Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.

8.      Biaya yang tersedia.

Peralatan yang digunakan dalam kegiatan kearsipan mempunyai pengaruh besar dalam keberhasilan kegiatan manajemen kearsipan.  Dengan adanya peralatan tersebut, maka tujuan kearsipan, yaitu melindungi arsip dari kemusnahan serta dapat menyimpan dan menemukan arsip dalam waktu yang cepat dan tepat akan lebih mudan tercapai.  Oleh karena itu, peralatan kearsipan harus benar-benar mendapat perhatian dalam kegiatan kearsipan.

Berbagai macam peralatan kearsipan dapat dicari di toko-toko  keperluan kantor, dengan berbagai macam model, harga, bahan, dan sebagainya.  Namun demikian, peralatan tersebut dapat dipesan khusus jika menginginkan peralatan yang lebih spesifik, baik bahan, model, maupun ukurannya.

Sebelum membeli atau menentukan peralatan apa yang akan digunakan, sebaiknya didata terlebih dahulu tentang kebutuhan peralatan/perlengkapat yang dibutuhkan.

Berikut ini contoh daftar dari kebutuhan peralatan dan perlengkapat arsip suatu kantor.

Daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapan arsip suatu kantor:

No.	Kode	Nama Barang	Tipe	Spesifikasi	Merek	Jumlah
1	FC 1234	Filling Cabinet	Vertikal	4 laci	Elite	2 buah
2	F0 1234	Folder	Hangging	Ber-tab	New Fujian	400 Lb
3	Or 1234	Ordner	-	-	Gungyu 401	100 Kg
4	Ca 1234	Cardex	-	8 laci	President	5 buah

Pengisian kode mengikuti aturan yang berlaku dalam suatu kantor.  Pengajuan suatu perlengkapan juga mengikuti aturan yang berlaku di suatu kantor, tetapi pada umumnya diajukan atau dibuat untuk 1 tahun.

MENGHITUNG KEBUTUHAN PERALATAN

DAN PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Seperti telah disebutkan diatas bahwa untuk menentukan/memilih arsip yang akan digunakan salah satu pertimbangannya adalah tentang biaya yang tersedia.  Agar biaya yang tersedia dapat digunakan secara efisien dan efektif, maka perlu dilakukan analisa/pertimbangan yang cermat terhadap kebutuhan peralatan dan perlengkapan.  Hal ini sangat penting agar tidak ada peralatan dan perlengkapan yang tidak digunakan.  Untuk mengetahui peralatan dan perlengkapan apa saja yang sangat dibutuhkan oleh suatu kantor, maka bagian pengadaan barang dapat melakukan survey terhadap kebutuhan peralatan.  Survey dilakukan secara intern dan ekstern.  Secara intern dapat dilakukan dengan mendata peralatan dan perlengkapat yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.  Secara ekstern dapat dilakukan dengan mencari peralatan dan perlengkapan yang bermutu baik dengan harga yang bersaing.  Di samping itu, penghitungan yang cermat juga dapat membantu untuk menentukan jenis, bahan, jumlah peralatan, dan perlengkapan apa saja yang memang benar-benar perlu disediakan.

Perhatikan contoh cara perhitungan kebutuhan dari perlengkapan arsip.  Penghitungan kebutuhan sarana untuk menangani arsip inaktif setebal 1 meter (100 cm) yang akan disimpan di dalam kotak arsip dan ditempatkan dalam rak arsip.  Sarana yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1.      Karti Deskripsi

a.       Kartu deskripsi terbuat dari kertas HVS/Duplikator

b.      Ukuran kartu deskripsi 10 cm x 15 cm atau seperempat kertas HVS/duplicator ukuran folio.

c.       Setiap kartu deskripse digunakan untuk mendeskripsikan arsip rata-rata setebal 0,2 cm.

Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kartu deskripsi sebanyak:

Tebal arsip : ketebalan pendeskripsian = 100 : 0,2 = 500 kartu deskripsi.

Kebutuhan kertas HVS/duplicator = (500 : 4) x 1 lembar = 125 lembar kertas HVS/duplicator.

2.      Kertas Pembungkus

1. Kertas pembungkus terbuat dari kertas yang bebas asam atau kertas Samson.
2. Ukuran kertas pembungkus adalah 90 cm x 40 cm atau sepertiga ukuran kertas Samson.
3. Setiap satu kertas pembungkus digunakan untuk membungkus arsip rata-rata setebal 0,2 cm.

Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kertas pembungkus sebanyak:

Tebal arsip : ketebalan pembungkusan = 100 : 0,2 = 500 kertas pembungkus.

Kebutuhan kertas Samson = (500 : 3) x 1 lembar = 166,67 = 167 kertas Samson.

3.      Kotak Arsip

1. Kotak arsip terbuat dari kertas karton yang bebas asam.
2. Ukuran kotak arsip, yaitu panjang = 38 cm, lebar = 10 cm, dan tinggi = 27 cm.

Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan kotak arsip sebanyak:

Jumlah arsip : lebar kotak = 100 : 10 = 10 kotak arsip.

Jadi, kebutuhan kotak arsip sebanyak 10 buah.

4.      Rak Arsip

1. Rak arsip atau roll o’pack terbuat dari metal.
2. Panjang rak arsip = 107 cm.
3. Setiap rak arsip terdiri dari 5 trap/shelf.
4. Setiap trap berisi 10 kotak arsip ukuran 10 cm.

Untuk menangani arsip setebal 1 meter dibutuhkan rak sebanyak 1 trap.

5.      Alat Tulis Kantor dan Saran Lain

Kertas HVS, spidol, marker, cutter, tali rapia, dan sebagainya, penyediaannya disesuaikan.